Azért teszem fel külön válaszként, mert mostmár világos, hogy Lázár József nem erre gondolt (először azt hittem, hogy ugyanarra gondolt, csak nem pontosan nevezte meg).
Itt arról van szó, hogy a költségeket fel kell jegyezni (egy erre kijelölt űrlap vagy szoftveres alkalmazás segítségével. A jegyzékben szerepel a dátum, a költség (tranzakció) megnevezése, az összeg, esetleg a fizetés módja (készpénz, hitelkártya, csekk). A jegyzék kialakításától függően lehet olyan is, hogy már eleve csoportosítva, külön rubrikában szerepelnek rajta az egyes költségfajták.
Ezt a jegyzéket hetente (vagy havonta) a kijelölt időpontig kell leadni, csatolva a bizonylatokat (számlákat, pénztári blokkokat, jegyeket, stb.), ezt a jegyzéket a megfelelő felettes elbírálja, és jóváhagyás után a pénzügyesek kifizetik.
Tehát az alkalmazott kifizeti ezeket a költségeket akkor, amikor felmerülnek, és utólag kapja meg a visszatérítést (a jóváhagyott költségekre).
Biztos, hogy nem az egyes számlákról van szó, nem azokat kell egyenként benyújtani (nem ugrálnának a könyvelők örömükben), hanem összefoglaló jegyzéket kitöltve. Ha a számlákra stb. akartak volna utalni, akkor azt írták volna (receipts).
Lehetnek olyan költségelemek is, amelyekre nincs bizonylat, pl. amikor Szingapúrba küldtek dolgozni néhány napra (még vállalati előéletemben), ott a metrójegy olyan volt, hogy megvettem az automatából, de a kapunál el is nyelte a leolvasó, tehát nem maradt semmi bizonylat. Az árát a jegyzékre feljegyezve tudtam elszámolni, mert nálunk is így működött az elszámolás, utólag.

Itt van néhány példa az expense note-ra:
"Expense Notes management
...
# Employees do not always respect the internal policies regarding expenses and expense notes. Management has difficulties to control compliance with internal policies due to lack of time or policy complexity.
# The approval process of expense notes is often manual and time consuming. Handling paper reports consumes valuable management time."
http://www.hds-group.com/Solutions/expense-notes-solution/

Itt egy PDA-ra való szoftver tölthető le, amellyel ilyen Expense Note-ok készíthetők: a hónap vagy hét során folyamatosan lehet beletáplálni a költségeket, és a végén rendszerezett kimutatást, jegyzéket kaphatunk. A használati utasítás PDF-ben van a zip fájlban, ott a képernyők is láthatók.
http://www.soft32.com/Download/free-trial/Expense_Note/4-161...